華爾街日報》中文網絡版 2006年8月17日

看郵箱﹐識性格

你的收件箱就是你自己。

仔細看看你是如何回復或歸檔每封電子郵件的﹐看看你選擇保留哪些郵件﹐又刪除了哪些郵件﹔當收件箱中充斥著未回復郵件時﹐你是否感到焦慮﹖

你收件箱的佈局和整潔程度能反映出你的生活習慣、精神狀態﹐甚至父母養育你的方式。
如果你收件箱中滿是郵件﹐卻不加以清理﹐那可能意味著你的生活也是一團糟。'美國康涅狄格州West Hartford市互聯網行為研究中心(the Center for Internet Behavior)的心理學家戴維•格林菲爾德(Dave Greenfield)說道﹐'比如你是否留戀過去﹐是否生活中還有很多沒有做完的事情﹖'

從另一方面來說﹐如果每隔10分鐘就下意識地清理收件箱﹐那你可能太過心急﹐會與機會失之交臂﹐並且往往會忽略細節﹔或者說﹐你過於追求秩序﹐會影響你處理其它事情的精力﹐比如不夠關心家人等。

當然﹐沉迷於電子郵件現已成為一種普遍的文化現象﹐但其中的副產品--收件箱沖動癥--卻尚未得到普遍關注。我們有些人醉心於將每條郵件放到對應的文件夾中﹐一有垃圾郵件就刪除﹐一收到給媽媽的電子郵件就趕緊回復、生怕她不知道我們依然愛她﹐等等。而與此相反﹐其他一些人卻是拖拖拉拉﹐郵件總想等到明天再去處理。我們發現﹐收件箱裡的雜亂無章反映出人們在家庭、婚姻和財務方面的雜亂無章。

幾個月前﹐營銷咨詢顧問斯考特•斯特萊登(Scott Stratte)患上了一種他稱為“收件箱癱瘓”的病癥。那次他的收件箱中有500封郵件需要他答復。“我覺得很內疚﹐甚至不敢打開郵箱查看。”他說道。

在絕望中﹐他決定刪除所有郵件﹐然後給通訊簿上的400人群發郵件﹐撒謊說互聯網服務商通知他可能無法收到一些郵件--所以他才沒給朋友和客戶及時回復。“大家都很同情我﹐”他說﹐“這樣我才得以重新開始。”

斯特萊登說他的行為“太惡劣了”﹐但也將這件事看作一個轉折點。他意識到自己必須找到一種方法﹐減輕不能及時回復郵件時的負疚感﹐現在他專門聘請了一個助手﹐幫他處理郵件。

43folders.com是一個研究個人效率的網站﹐其創始人莫林•曼恩(Merlin Mann)說﹐那些在生活中彬彬有禮的人可能更容易陷入收件箱的噩夢之中﹐因為有禮貌的人(或是那些希望別人喜歡自己的人)覺得有義務及時回復朋友的郵件﹐他們沒有對別人郵件不理不睬的勇氣。不過曼恩說﹐這種不理不睬是必須的。

曼恩說﹐他自己有幾十種郵件回復“模板”﹐只要把對方的姓名或一段特別的話插入其中即可﹔此外﹐他每小時都會清理收件箱。“你必須用對待家裡信箱的態度來對待電子郵件收件箱”﹐他說﹐“你不會把賬單信件留在信箱中﹐而把垃圾郵件留在收件箱中就等於把垃圾留在廚房裡不倒掉。”

ePolicy Institute咨詢公司的執行董事南希•弗萊恩(Nancy Flynn)警告說﹐如果你在工作時不善於拒絕別人﹐那麼你的收件箱很可能面臨危機﹐因為當你迅速回復電子郵件時﹐“人們會用郵件跟你不斷聯繫﹐最終把他們的問題變成你的危機。”

互聯網咨詢顧問沃裡•伯克(Wally Bock)將收件箱信件數量控制在幾十條以內﹐他說從小父母的教育讓他養成井井有條的習慣。不過﹐他認為這種處理方式也有缺點。許多人熱衷於實現“收件箱零郵件”﹐每次一聽到來信提示音﹐就會中斷手頭的工作來處理郵件。“一個人不可能同時做幾件事﹐”伯克說﹐“只不過是經常從一件事跳到另一件事而已﹐而每次轉換時﹐你都得再熟悉一遍情況。用這種方法干一天的活﹐其實會浪費很多時間。”

更理智的整理收件箱的方法是將郵件放到不同的文件夾中﹐以主題或需要關注的程度分門別類﹐每星期專門拿出時間清理一次收件箱。這是《找到關鍵才能有所作為》(It's Hard to Make a Difference When You Can't Find Your Keys)一書的作者瑪麗蓮•保羅(Marilyn Paul)給出的建議。這是一本專為長期缺乏條理的人所寫的書。她還建議使用收件箱的字母排序功能﹐以發信人的名字給郵件排序。“這樣你花一個小時就能刪除1000封郵件﹐她說道。

多倫多大學(University of Toronto)的講師克里斯汀娜•卡瓦納(Christina Cavanagh)是《管理電子郵件﹕獨闢蹊徑》(Managing Your Email: Thinking Outside the Inbox)一書的作者。為此﹐她研究了數百名辦公室一族﹐其中有個財務總監﹐收件箱中居然積攢了10,000封郵件。她建議此人乾脆將以往的9000封一次性刪除。對那些淹沒在郵件海洋中的大忙人來說﹐唯一的解脫方法就是刪除老郵件﹐並為此承擔一切後果。(曼恩管這種方式叫作“安樂死”。)

“收件箱是真實生活的寫照”﹐格利菲爾德說﹐因此沒有管理收件箱的萬能靈藥﹐因為每個人的情況都各不相同。不過他相信﹐更多地了解自己如何管理收件箱將有利於我們更好地了解自己的生活狀況。

“如果你收件箱中有1,000封郵件﹐這可能說明你雖然不想錯失機會﹐但有時卻來不及抓住它”﹐格林菲爾德說﹐“如果你收件箱中只有10封郵件﹐說明你前進的腳步過於匆忙﹐難以細細品味生活的樂趣。”

Jeffrey Zaslow




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